La disciplina Legal Operations, incorporada progresivamente en los departamentos legales desde hace una década, implica un análisis sistemático de la función legal: controlando en detalle los gastos en asesores externos, el tiempo que se invierte en dar respuesta a un cliente una vez recibida su petición y los tiempos que se emplean en ejecutar un contrato.
Se miden, por tanto, todos los procesos y aspectos del día a día de un abogado para poder tomar decisiones informadas con datos verificables.
El marco de las 12 competencias que conforman las Legal Operations, según Corporate Legal Operations Consortium (CLOC Core 12) de octubre 2019, recoge con precisión el alcance de esta nueva forma de operar en la prestación de servicios legales.
Una de las ventajas competitivas para los departamentos legales en la actualidad, sin lugar a dudas, viene representada por la incorporación de estas nuevas competencias. El impacto de la COVID-19 en la alteración de las circunstancias económicas nos ha demostrado que, en estos casos sobrevenidos, una buena manera de operar puede propiciar una gestión más ágil, inmediata y eficiente.
Agile Contract Management
Esta modalidad de gestión contractual se caracteriza por su adaptabilidad a los cambios que puedan acontecer permitiendo la colaboración y participación de todas las partes intervinientes en el acuerdo y en la renegociación de las condiciones.
La figura del contract manager, con habilidades en el manejo de programas informáticos de gestión de contratos, es esencial para controlar y mitigar los posibles riesgos que se deriven de la ejecución contractual. Al ser expertos en ingeniería de software, presentarán la mejor herramienta que ayude a rastrear los detalles de un acuerdo y asegurarse de que no se incumplan plazos o condiciones importantes que puedan conllevar costes excesivos e innecesarios a la organización.
El contract manager se integra en el equipo legal como garantía de: (i) selección de la mejor herramienta tecnológica de gestión de contratos; (ii) supervisión del proceso de ejecución contractual y (iii) valoración global del proceso y propuesta de mejoras.
Actualmente, el contract manager comporta un enorme valor añadido al incorporar en los procesos la llamada metodología agile. Se podría decir que, con ello, además de supervisar de manera exhaustiva los detalles del contrato, se aporta una enorme flexibilidad a la ejecución del mismo. La metodología ágil es la flexibilidad de adaptación a los cambios que vayan sobreviniendo, por tanto, su gran particularidad deriva de la posibilidad de revisar y ajustar a voluntad de las partes.
Esto es posible porque agile implica que la ejecución se realice a través de procesos breves y predeterminados, de tal manera que, si se producen alteraciones al finalizar una fase es posible ajustar por ejemplo plazos de entrega e incluso costes.
Los departamentos legales de organizaciones con un gran volumen de contratos y contratación de elevada cuantía, a través de la metodología agile podrán dotar de una mayor eficiencia y agilidad a todo el proceso, sin duda.
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